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Come gestire la propria mail e Inbox Zero

01:45 Technocracy

Per quanto Mantellini la definisca dal suo legittimo punto di vista ‘brutale’, la tecnica di Gruber per gestire la inbox è analoga a quella che utilizzo io. Peraltro, entrambe assomigliano a Inbox Zero, di cui lessi tempo fa.

Visto che è la terza volta in poche settimane che la trovo citata, spiego sinteticamente Inbox Zero:

  1. Regola: La tua inbox deve essere vuota ogni ‘n’ tempo.
  2. Inbox Zero setta ‘n’ a un giorno.
  3. Le mail devono aver risposta subito, se rimangono oltre la soglia ‘n’, potete archiviarle o cancellarle (qui le tecniche Inbox Zero su come gestire le risposte, qui le cancellazioni). Il senso è che non bisogna considerare obbligatorio rispondere a tutti in modo esauriente e che non è tabù cancellare le mail inutili.
  4. Per mail abitudinarie (commenti, newsletter, etc) utilizzare filtri automatici (qui il post Inbox Zero).
  5. Process to Zero, infine. Ogni giorno la inbox deve svuotarsi.

Diciamola tutta, è una banalità. Soprattutto, come altre ‘tecniche’ che potrete trovare in rete, si tratta di sistemizzazioni che sembrano inutili per chi riceve poche e-mail, o comunque non grossi flussi.

Con il mio piccolo carico di e-mail (relativamente a Gruber) io tendo comunque a tenere la mia ‘inbox’ a zero, con queste aggiunte:

  1. Non uso Inbox (Posta in Arrivo). Su Mail.app ho uno smart folder che elenca solo le e-mail non lette. In questo modo l’archiviazione è automatica appena leggo e aggiorno lo smart folder (si aggiorna ogni qual volta cambio cartella).
  2. Ho due limiti di tempo: le mail devono aver risposta entro una settimana massimo, mentre i task (ovvero, i promemoria) possono rimanere a tempo indefinito (ovvero, fino a quando mi accorgo di averlo fatto o che non ve n’è più bisogno).
  3. Tendo a rispondere sempre se so che la persona si aspetta una risposta, oppure se non so cosa la persona si aspetta. Fosse anche un grazie, un saluto o un ‘non so’. Questo anche se tali risposte sono il genere di mail che reputo inutile perché non aggiunge niente alla conversazione, perché comunque in quei casi so che l’altra persona ci tiene o potrebbe tenerci.

Ora, quanti sanno notando un aumento notevole delle tecniche e degli strumenti per la gestione della propria dose di conoscenza e informazione? Personal Knowledge Management anyone? ;)

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9 comments

1

Simbul 2007 08 28 at 09:51

Beh, il concetto di KM esiste ormai da anni ed è da molto che si parla anche di information overloading e di modi per gestire efficacemente la conoscenza.
L'aumento delle tecniche relative a questo campo mi pare in atto già da parecchio. Forse il trend di crescita recente è più legato al numero delle persone interessate che non a quello delle tecniche.
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Gian 2007 08 28 at 10:12

Caro Malefico, sai quanto mi interessa il PKM e quanto credo abbia interessanti margini di sviluppo e diffusione. Per carità, da un certo punto di vista il PKM è un modo di definire una attività non solo comune ma impossibile da non mettere quotidianamente in atto, dall'altro canto sappiamo tutti come la crescente massa di info e la co-evoluzione che costruiamo con le ICT che quotidianamente utilizziamo ci portano ad una articolata trasformazione della nostre strategie e modo di pensare.
Un versante del PKM che secondo me può fare la differenza non è solo quello "economico" (nel senso del minimo sforzo massimo rendimento) ma anche quello emotivo e di feedback. Avevo accennato all'argomento in un mio vecchio post sulle mappe mentali, che trovi su ibridazioni.com e anche su idearium.org. Non è il commento ad un post lo spazio adatto e sufficiente per entrare ulteriormente nel merito di come potrebbero essere progettati e sviluppati questi sistemi di PKM ma sono convinto che torneremo sull'argomento.
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Folletto Malefico 2007 08 28 at 10:19

Yep. La domanda che ponevo in conclusione era rivolta a chi, fra i miei pochi lettori, non conosce questa 'disciplina'. ;)

Divagando leggermente, trovo sempre affascinante come il bilanciamento e la posizione di una piccola parte del testo in un discorso più ampio lo renda così rilevante da essere quasi l'unica cosa percepita come argomento, in questo caso il PKM, mentre il resto del post viene quasi ignorato. Certo, ci sono anche elementi personali - può non importare niente mentre una parola chiave scatena una risposta - però rimane affascinante. :)

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zeno 2007 08 28 at 10:48

Nel rapportarsi alle mail, le parole chiave sono disciplina e, aggiungo io, educazione.

ciao
z
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Folletto Malefico 2007 08 28 at 10:57

Volendo analizzare il rapporto con l'esterno sicuramente entrano in gioco una serie notevole di fattori umani. Infatti, il problema di tutte queste tecniche è che si staccano dalla persona, partendo dal presupposto che in definitiva ognuno risponde come il proprio carattere dice.

In realtà il risultato è che - come diceva a questo punto giustamente Mantellini - leggendolo dall'esterno risulta un processo brutale, proprio perché la descrizione si focalizza sugli aspetti personali della questione. :)
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Inte 2007 08 29 at 15:53

Ciao Malefico!
Io ho iniziato da poco ad archiviare ed etichettare in automatico le mail, ma lo trovo molto utile.
Per le (troppe) newsletter, uso un filtro di archiviazione automatica (per gli altri messaggi uso al massimo un'etichetta).
Il tuo post mi viene particolarmente propizio 8) perchè in questi giorni di tranquillità al lavoro stavo aggiungendo filtri vari e volevo anche spostare le newsletter da un account gmail a un altro.
Da quello che capisco, però, l'inoltro automatico è possibile solo per le mail che arriveranno in futuro: quelle già presenti in casella non si schiodano.
Me lo confermi?
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Folletto Malefico 2007 08 29 at 16:01

Eh mi sa di si. :P
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intempestiva 2007 08 29 at 22:00

Grazie! Mi metto l'animo in pace!
8)
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Il blog di Gabriele Favrin » Archivio del blog » Sotto il vestito… tutto :) 2008 04 06 at 21:12

[...] ho iniziato la pratica Inbox zero e devo dire che ha i suoi [...]